Guía práctica
Presupuesto de imprenta: datos que conviene enviar
Cada variable que incluyas en tu solicitud de presupuesto permite a la imprenta calcular horas de máquina, consumo de papel, preparación y mano de obra con precisión.
Repasa los nueve datos esenciales que debe contener cualquier petición: cantidad, formato, caras, papel, color, acabados, plazo, archivo y prueba.
Qué revisar antes de imprimir
Solicitar un presupuesto de imprenta sin los datos correctos es la causa más frecuente de sobrecostes, retrasos y resultados insatisfactorios. Una imprenta necesita información concreta para calcular horas de máquina, consumo de material, preparación y mano de obra. Estos son los datos que debe incluir cualquier solicitud.
Cantidad: el número de ejemplares es el primer factor de coste. Las economías de escala son muy marcadas: una tirada de 500 unidades puede tener un coste unitario el triple que una de 2.000, porque los costes fijos (planchas en offset, preparación de máquina) se reparten entre más ejemplares. En digital, donde no hay planchas, el coste unitario cae más suavemente. Conviene pedir el precio para varios escalones de cantidad antes de decidir la tirada.
Formato acabado: hay que indicar las medidas finales de la pieza en milímetros (ancho × alto). No hay que confundir el formato abierto (el pliego sin plegar) con el cerrado (una vez plegado). Un díptico DIN A4 cerrado mide 210 × 297 mm; abierto mide 420 × 297 mm. Especificar si el tamaño es estándar o personalizado porque los tamaños fuera de estándar aumentan el coste por el desperdicio de papel.
Número de caras: una o dos caras. Si es dos caras, conviene especificar si el volteo es por el lado corto o por el lado largo, especialmente en documentos con páginas enfrentadas donde la orientación de lectura debe ser coherente.
Papel: hay que indicar gramaje (g/m²), tipo (couché brillo, couché mate, offset, reciclado, verjurado, adhesivo o sintético) y color (blanco, marfil, kraft). Para catálogos y publicaciones, hay que especificar también el papel de cubiertas si es distinto del interior. La diferencia entre un couché de 115 g/m² y uno de 150 g/m² puede suponer entre un 10 % y un 20 % de variación en el precio final.
Color: hay que especificar si es CMYK (cuatricromía), tintas planas Pantone (con el código exacto, por ejemplo Pantone 300 C) o blanco y negro. Si hay más de un Pantone, hay que indicar cuántos. Cada tinta plana adicional incrementa el coste entre un 15 % y un 30 % sobre el precio base de cuatricromía, porque requiere un grupo impresor adicional o un pase extra de máquina.
Acabados: laminado, barniz selectivo, troquel, hendido, grapado, encolado o estampación. Cada acabado requiere un puesto de trabajo adicional. Hay que especificar qué zonas llevan cada acabado (por ejemplo, barniz solo en la portada o solo en el logotipo) y el tipo de troquel si se necesita una forma no rectangular.
Plazo de entrega: un pedido urgente (24 a 48 horas) incrementa el precio entre un 25 % y un 50 % sobre el plazo normal de 5 a 7 días laborables. El plazo largo (15 a 30 días) suele ser la opción más económica porque la imprenta puede planificar la producción en momentos de menor carga de trabajo.
Formato de archivo: PDF/X-1a o PDF/X-4 son los estándares del sector gráfico. El archivo debe incluir sangrado de 3 mm por cada lado, marcas de corte y una zona de seguridad de 5 mm desde el borde definitivo. No conviene enviar archivos de Office como Word o PowerPoint porque no garantizan la fidelidad de color ni la resolución de las imágenes.
Prueba o proof: si el presupuesto lo incluye, solicitar siempre una prueba física antes de autorizar la tirada. Cuesta entre 15 y 60 € según el tamaño y el tipo de certificación, pero evita errores que multiplicarían ese coste si se detectan en el producto final.
Dudas frecuentes
¿Cómo calcular el sobrecoste de un pedido urgente antes de pedirlo?
Pregunta el recargo por urgencia, que suele ser del 15 % al 30 % sobre el precio base. Los plazos urgentes también limitan los acabados disponibles (laminado, troquel) y obligan al transporte exprés. Siempre pide dos presupuestos: plazo normal vs. urgente, para decidir con números. Algunas imprentas ofrecen prioridad sin recargo si el archivo está listo en PDF/X-1a.
¿A partir de qué cantidad se empiezan a notar descuentos por volumen?
En offset, desde 500-1000 unidades el coste unitario baja porque los costes fijos (planchas, preparación) se reparten entre más ejemplares. En digital, la caída es más suave y apenas hay descuento relevante hasta 2000-3000 unidades. Pide presupuesto para varios escalones (500, 1000, 2000, 5000) y verás el punto donde el salto de precio se vuelve marginal.
¿Cómo saber si el envío está incluido en el presupuesto?
Pregunta expresamente si el presupuesto es EXW (recogida en taller) o incluye porte. El coste de envío depende del peso, volumen y destino. Para tiradas grandes (más de 100 kg), el transporte puede añadir entre un 3 y un 8 % al precio de impresión. Algunas imprentas ofrecen porte gratis a partir de 500 € de pedido. No des por sentado que el envío está incluido.
¿Qué implica dar el OK a pruebas y cómo afecta al plazo?
La imprenta envía una prueba digital (PDF de prueba) o física (con coste adicional de 20-50 €). Al dar el visto bueno (OK a pruebas), el cliente asume la responsabilidad del contenido, color y maquetación. El tiempo de aprobación descuenta del plazo de entrega: si tardas 2 días en aprobar, la producción empieza 2 días después. Para plazos ajustados, prepara la revisión en menos de 24 horas.
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