Cómo crear una macro para imprimir un archivo PDF desde Excel

Un archivo PDF es un formato de documento electrónico especial que es el mismo en todos los dispositivos. Es una opción popular para documentos que no se pueden cambiar fácilmente o para enviar archivos grandes a múltiples destinatarios.

En este artículo, le mostraré cómo imprimir un archivo PDF de Excel con una macro. Esto lo ayudará a ahorrar tiempo y asegurarse de que sus documentos se vean geniales.

Nombre del archivo

Un archivo PDF es un formato que es muy similar a las hojas de cálculo de Microsoft Excel, pero también contiene diferentes características que pueden afectar la forma en que se ve un documento. Por ejemplo, algunos elementos que están presentes en las hojas de cálculo de Excel pueden parecer extraños o inocentes cuando se guardan como un archivo PDF. En estos casos, puede usar una herramienta PDF Converter para convertir los archivos de Excel a un formato más compatible para ver en una computadora o imprimir desde una impresora.

Afortunadamente, hay varias herramientas que pueden ayudarlo a hacer que este proceso sea lo más simple posible. Uno de estos es el software PDFelement, que se puede usar para convertir múltiples archivos de Excel a un solo archivo PDF en cuestión de minutos.

Para comenzar, deberá activar la pestaña Desarrollador en Excel. Esta pestaña no es visible de forma predeterminada y puede acceder a ella haciendo clic en el botón Desarrollador dentro de la cinta de Excel (consulte la imagen siguiente).

Luego, haga clic en el botón Macro en la cinta. Esto abrirá un cuadro de diálogo que muestra las macros que ha creado en Excel.

Aquí es donde podrá establecer el nombre de archivo del archivo PDF que se imprimirá. Puede seleccionar el nombre de archivo predeterminado (en caso de que haya elegido esa opción al crear su PDF), o puede ingresar un nombre personalizado para el archivo.

Cuando esté listo para imprimir el PDF, la macro se ejecutará y guardará el archivo. Luego devolverá un valor verdadero o falso para hacerle saber que el proceso fue exitoso.

Otra opción es hacer que la macro se ejecute en un momento específico cada vez que se usa. De esta manera, puede programar la macro para que se ejecute cuando la necesite y asegurarse de que siempre funcione correctamente.

Alternativamente, puede crear una macro que cree automáticamente un archivo PDF después de cada vez que se use. Esta es una excelente manera de racionalizar una tarea repetitiva en Excel y ahorrarle mucho tiempo.

Rango de páginas

Cuando imprime un archivo PDF, Excel usa un rango de página para especificar el número de páginas que se imprimirán. El número de páginas a imprimir depende del tipo de impresión que desee hacer, así como la orientación de la página y el tamaño del papel.

Especifique un rango de páginas escribiendo los números en el cuadro de texto del rango de página. Use un guión para separar páginas o rangos individuales, como "6, 10-31" y una coma para separar la primera y última página en un rango, como "11-".

Seleccione Use números de página lógicos si desea que Excel imprima desde el comienzo del documento (o una página específica) hasta el final. Esta preferencia anula las preferencias de visualización de la página, de modo que ingrese los números de página para cada página del documento (incluida la última página).

También puede especificar el formato de número de página para páginas impares y incluso. Esta preferencia determina la forma en que los números de página se muestran en páginas impares e incluso, y es útil para documentos grandes donde hay múltiples hojas.

En una hoja que tiene varias páginas, puede imprimir los encabezados de la tabla para cada fila y columna en cada página seleccionando la casilla de verificación de encabezados de la tabla de repetición. También puede imprimir comentarios seleccionando la casilla de verificación de comentarios de impresión.

Alternativamente, puede elegir la opción Auto-Portait/Landscape para seleccionar automáticamente la orientación de la página que coincida con el contenido y el papel. Esta preferencia anula la configuración de configuración de la página para la orientación de la página, y cambiará la vista previa de impresión para reflejar esta configuración cuando imprime una hoja.

La vista previa de impresión muestra las páginas siguientes y anteriores de una hoja o rango, con flechas para ir y venir a través de cada página imprimible. Esta característica está disponible solo cuando está utilizando una macro que imprime archivos PDF.

Puede cambiar los márgenes de una hoja impresa haciendo clic en márgenes personalizados y arrastrándolos para ajustar el ancho o la altura. Por ejemplo, puede hacer que los márgenes sean más amplios para adaptarse a toda la página, o más estrecho para acomodar columnas. También puede establecer la orientación de la página y apuntar a un tamaño de papel más grande haciendo clic en Configuración.

Impresora Impresor

En este caso, el usuario desea crear una macro que les permita imprimir el libro de trabajo y luego guardar los resultados como archivos PDF. Esto podría ser útil para las personas que no están muy familiarizadas con Excel, pero les gustaría poder imprimir los archivos en su escritorio sin ninguna molestia.

Esta macro imprime la hoja de activos en un archivo PDF, y luego devuelve verdadero o falso dependiendo de si la impresión fue exitosa o no. Este es un procedimiento muy simple, y es una buena manera de ver cómo funciona el método de impresión VBA.

Cuando desee crear un PDF desde una gama o hoja de trabajo en Excel, puede hacerlo utilizando la opción Guardar como se encuentra en el menú Exportar en el menú Archivo. Una vez que haga esto, el archivo PDF resultante conservará su formato y fuentes. Esto significa que será fácil de abrir y leer en cualquier dispositivo.

También puede elegir crear un solo PDF que incluya todas las hojas en el libro de trabajo. Esto guardará el libro de trabajo como un solo archivo PDF y puede facilitar la compartir con otros.

La impresora utilizará el área de impresión que establece aquí para determinar qué páginas de su archivo de Excel están impresas. Puede cambiar esto para reducir lo que se imprime, o puede configurarlo en un número específico de páginas desde las cuales el archivo comenzará a imprimir.